Beschreibung der Planungs-Prozessgruppe

Die Prozesse der Planung-Prozessgruppe haben die Aufgabe alle Projekttätigkeiten zu identifizieren und deren Ausführung in Projektplänen festzulegen.

Es gilt zunächst zu bestimmen, wie das Projekt am Besten zu planen, zu messen, zu steuern und abzuschließen ist. Hierzu ist mit allen Projektbeteiligten Einvernehmen herzustellen. Dies wird erreicht, indem gemeinsam geplant, diskutiert, geändert, angepasst, abgestimmt, verhandelt und kommuniziert wird.

Nach der im Projektmanagementplan festgelegten Vorgehensweise wird dann das Projekt geplant und die Planungsergebnisse in den Basisplänen festgehalten.

Wesentlich für den Projekterfolg ist, dass sich für jede Tätigkeit und für jeden Projektbereich jemand Verantwortlich zeichnet und so sichergestellt ist, dass keine Abarbeitung einer bekannten oder im Verlauf neue hinzukommenden Projektaufgabe vergessen wird.

Unwägbarkeiten im Projekt sind als Risiken zu identifizieren, die sich in Chancen und Gefahren unterteilen. Die positiven Auswirkungen von Chancen sollen genutzt und negative Auswirkung von Gefahren durch proaktive Schutz- und reaktive Rettungsmaßnahmen vermieden bzw. gemildert werden.

Die Einschätzung der Projektsituation durch die Projektbeteiligten kann neben der tatsächlichen Situation entscheidend für die Unterstützungen des Projekts sein. In einem Kommunikationsplan ist somit festzulegen, wie den Informationsbedürfnissen der Projektbeteiligten nachgekommen wird, um bei allen Beteiligten den gleichen, transparenten Informationsstand zu gewährleisten.

Produkte oder Dienstleistung, die im Projekt eingekauft sind in Ihrer Leistung für das Projekt zu beschreiben und deren Beschaffung zu Planen.

zentrale Prozesse

Projektmanagementplan entwickeln

Festlegung wie das Projekt zu planen, zu messen, zu steuern und abzuschließen ist.

Basispläne entwickeln

Festlegung welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu welchem Zeitpunkt im Projekt auszuführen sind. Anhand der Basispläne wird im weiteren Projektverlauf der Projektfortschritt gemessen.
Es existieren eigenständige Basispläne für die Bereiche: Inhalt & Umfang, Termine, Kosten, Qualität und Technik.

Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

Festlegung der Rollen und Zuständigkeiten um sicherzustellen, dass jeder Projektbereich durch genau einen Verantwortlichen abgedeckt ist.

Risiken identifizieren

Identifikation der Chancen und Gefahren im Projekt und die Erarbeitung von Strategien um die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen von Chancen zu erhöhen und die von Gefahren zu vermindern.

Kommunikation planen

Auflistung der Informationsbedürfnisse der Stakeholder, der gewünschten Inhalte, Medien, Formate und der Kommunikationshäufigkeit.

Beschaffung und Einkauf planen

Planung der Beschaffung und Beschreibung der Leistungen von Produkte und Dienst-leistungen die im Projekt hinzugekauft werden.

zu liefernde Ergebnisse

Risikoregister

Auflistung aller Chancen und Gefahren, deren Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen, proaktive und reaktive Maßnahmen sowie von Frühwarnindikatoren für das Auftreten des identifizierten Chancen und Gefahren.

Kommunikationsplan

Auflistung der Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder (was, wer, wann, wie und wie oft) und Dokumentation wie diese Bedürfnisse befriedigt werden.

Basispläne für Inhalt & Umfang, Termine, Kosten und Qualität

Initale Projektpläne (Basispläne), nach denen das Projekt ausgeführt und nach denen der Projektfortschritt gemessen wird.

Projektmanagementplan

Definiert wie das Projekt geplant, ausgeführt, gemessen, gesteuert und abgeschlossen wird. Für jeden Basisplan des Projektes gibt es einen eigenen Managementplan.

Üblicherweise werden diese unter dem Projektmanagementplan zusammen gefasst.

Beschaffung und Einkauf planen

Die Beschreibung der Produkte und Dienstleistungen, die im Rahmen des Projekts eingekauft werden sollen.

Rollen- und Verantwortlichkeiten

Festlegung der Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen der im Projekt benötigten Rollen sowie deren Besetzung.