Beschreibung der Initiierungs-Prozessgruppe

Die Prozesse der Initiierungs-Prozessgruppe haben die Aufgabe das Umfeld zu schaffen, in dem das Projekt optimal geplant und bearbeitet werden kann.
Dafür ist es wichtig sich mit der bestehenden Unternehmenskultur vertraut zu machen, um das Projekt dran auszurichten. Die durch das Projektmanagement zu erschaffende Projektkultur wird durch die Grenzen und Möglichkeiten der Unternehmenskultur limitiert.

Das Projekt wird im seinem Verlauf maßgeblich von den Erwartungen, Befürchtungen und Absichten der Beteiligten beeinflusst. Es ist somit wichtig alle Beteiligten mit deren Absichten zu identifizieren um frühzeitig Strategien zu deren Projektbeteiligung zu entwickeln.

Mit den Auftraggebern und den weiteren maßgeblichen Projektbeteiligten gilt es die Ziele und Inhalte es Projektes genau herauszuarbeiten und in Form des Projektauftrages  (Projekt-Charter) zu dokumentieren um damit die Grundlage für die Planung und Bearbeitung des Projekts zu legen.

Beschreibung der Planungs-Prozessgruppe

Die Prozesse der Planung-Prozessgruppe haben die Aufgabe alle Projekttätigkeiten zu identifizieren und deren Ausführung in Projektplänen festzulegen.

Es gilt zunächst zu bestimmen, wie das Projekt am Besten zu planen, zu messen, zu steuern und abzuschließen ist. Hierzu ist mit allen Projektbeteiligten Einvernehmen herzustellen. Dies wird erreicht, indem gemeinsam geplant, diskutiert, geändert, angepasst, abgestimmt, verhandelt und kommuniziert wird.

Nach der im Projektmanagementplan festgelegten Vorgehensweise wird dann das Projekt geplant und die Planungsergebnisse in den Basisplänen festgehalten.

Wesentlich für den Projekterfolg ist, dass sich für jede Tätigkeit und für jeden Projektbereich jemand Verantwortlich zeichnet und so sichergestellt ist, dass keine Abarbeitung einer bekannten oder im Verlauf neue hinzukommenden Projektaufgabe vergessen wird.

Beschreibung der Ausführungs-Prozessgruppe

Die Prozesse der Ausführungs-Prozessgruppe haben die Aufgabe, die im den Plänen festgelegten Projektaktivitäten auszuführen.

Welche Aufgaben in welcher Reihenfolge und zu welchem Zeitpunkt auszuführen sind, definieren die Basispläne. Wie die Ausführung koordiniert wird definiert der Projektmanagementplan. Während der Ausführung gilt es das Projektteam dahingehend zu unterstützen, die Aufgaben auch so auszuführen wie diese in den Projektplänen definiert wurden.

Die Aktivitäten der einzelnen Projektteams sind so zu harmonisieren und auszurichten, dass an den Schnittstellen zwischen den Teams die richtigen Ergebnisse zur richtigen Zeit bereitgestellt werden und dadurch ein ergänzendes, hochproduktives Zusammenwirken entsteht.